Standard Operating Procedure (SOP) / Prosedur Operasi Standar merupakan panduan teknis yang berisi serangkaian instruksi yang menggambarkan standar aktivitas dan proses yang berlangsung dalam suatu perusahaan. SOP berfungsi untuk mendefinisikan semua konsep dan teknik penting serta persyaratan yang dibutuhkan, dituangkan dalam suatu bentuk yang langsung dapat digunakan oleh personel organisasi dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Dengan demikian, tujuan diperlukannya SOP dalam suatu perusahaan adalah untuk memberikan penyamaan persepsi semua personel yang terlibat, memberi pemahaman atas setiap langkah detail kegiatan yang harus dilaksanakan – sehingga mampu menjaga konsistensi operasi perusahaan, dan kualitas  produk atau jasa yang dihasilkan.

Beberapa langkah yang mendeskripsikan suatu metode dalam penyusunan SOP adalah sebagai berikut:

Menentukan tujuan
Suatu prosedur akan berjalan efektif dan efisien apabila memiliki tujuan spesifik yang ingin dicapai. Dengan tujuan yang spesifik, maka keseluruhan proses dan instruksi yang disusun bisa memberikan arah yang jelas, dan mampu menjadi tolok ukur dalam menilai keberhasilan implementasi SOP. Selain itu, juga berfungsi menjadi tolok ukur dalam proses evaluasi atas dokumen SOP itu sendiri, dan evaluasi atas kemampuan personel yang menjalankan.

Membuat rancangan awal
Langkah berikutnya adalah menentukan desain dan rancangan awal dari prosedur yang akan digunakan. Bentuk rancangan awal ditentukan dari tingkat kompleksitas kegiatan organisasi, apakah menggunakan  simple step, hierarchical step, graphic format, atau workflow format. Tahap ini memerlukan kegiatan observasi atas personel, organisasi, dan rencana bisnis yang akan dijalankan. Penyusunan rancangan awal ditentukan dengan membuat dua kategori prosedur yaitu Prosedur General dan Prosedur Rinci.

Prosedur General merupakan prosedur umum yang disusun untuk memberikan gambaran umum atas prosedur yang disusun, proses pembuatan prosedur, dan struktur organisasi yang terlibat. Sedangkan Prosedur Rinci merupakan prosedur detail yang disusun berdasarkan pada unit-unit organisasi yang ada. Prosedur Rinci bisa dibagi ke dalam 7 (tujuh) Prosedur yaitu Prosedur Pembuatan Penawaran, Prosedur Pembuatan perjanjian, Prosedur Operasional Project, Prosedur Maintenance, Prosedur Keuangan, dan Prosedur Evaluasi. Setiap Prosedur Rinci terdiri dari tujuh bagian diantaranya tujuan, lingkup, definisi, tugas & tanggung jawab, bagan alir, prosedur rinci, dan lampiran.

Melakukan evaluasi internal
Tahap ini merupakan review, koordinasi dan komunikasi antara pihak penentu kebijakan perusahaan, dan semua personel yang terlibat. Evaluasi dilakukan untuk memperoleh masukan dan rekomendasi dari pihak personel yang terlibat guna mempertajam tujuan, memperkecil gap factor, mengeliminasi ketidaktepatan redaksional, mempertegas instruksi, dan memperjelas metode implementasi.

Melakukan evaluasi eksternal
Tahap ini dilakukan guna memperoleh informasi dari pihak di luar organisasi perusahaan, dengan meminta advisor perusahaan memberikan review atas prosedur yang telah dibuat. Atau dengan metode evaluasi komparatif, yaitu melakukan ‘benchmarking’ atas SOP yang dipergunakan perusahaan lain yang sejenis. Evaluasi eksternal diperlukan untuk memperoleh informasi eksternal yang berkembang di lingkungan existing market, sehingga prosedur yang akan dijalankan mampu meningkatkan produktivitas perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis.

Melakukan uji coba
Prosedur yang telah disusun perlu dilakukan ujicoba di salah satu atau beberapa unit yang terkait. Tujuan dari ujicoba ini adalah untuk mengetahui tingkat efektivitas SOP, apakah prosedur sudah disusun secara benar dan jelas, apakah personel mampu memahami prosedur secara tepat, dan apakah cara penulisan (spelling) atas suatu instruksi menimbulkan kebingungan atau tidak. Hasil ujicoba akan menyempurnakan penyusunan prosedur, sehingga SOP benar-benar akan siap untuk diimplementasikan.

Pengesahan prosedur
Tahap berikutnya adalah melakukan pengesahan oleh pihak penentu kebijakan perusahaan. Dengan pengesahan tersebut, maka SOP akan menjadi buku panduan bagi para pelaksana organisasi dalam menjalankan rencana bisnis guna mencapai tujuan perusahaan.

Implementasi prosedur
Prosedur siap untuk dijalankan oleh semua personel yang ada dalam organisasi perusahaan. Setiap personel telah memiliki panduan instruksi atas kegiatan operasional sehari-hari dalam mencapai tujuan bersama. Pelaksanaan SOP ini memerlukan perhatian dan partisipasi dari seluruh level organisasi. Tahap paling awal dalam melakukan implementasi SOP adalah dengan melakukan sosialisasi secara continue untuk menanamkan awareness akan pentingnya SOP, dan bagaimana SOP bisa dijalankan secara bersama-sama dan konsisten.